Kod Fail Sekolah Format Terkini

Kod Fail Sekolah Format Terkini Penghasilan Kod fail ini adalah hasil kerjasama antara Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) bersama Arkib Negara Malaysia (ANM) bertujuan untuk membantu kecekapan pengurusan rekod dilaksanakan oleh pegawai dan kakitangan.

Sistem fail adalah proses untuk menyimpan segala rekod dan dokumen bagi menyimpan secara selamat atau sebagai satu rujukan, mudah diakses dengan cepat dan proses ini meliputi proses pembahagian, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan. Sistem fail digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan diperbaiki dengan mengambilkira aspek kemajuan teknologi maklumat dan multimedia serta mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya kepada jabatan atau agensi yang kecil.

Pembahagian Fail 

Berdasarkan template Klasifikasi Fail yang diperbaharui, terdapat peringkat-peringkat klasifikasi (tulisan berwarna) iaitu:

1. Tulisan berwarna merah (Fungsi) – Untuk tulisan berwarna merah ini, ianya bukan peringkat fail tetapi merujuk kepada fungsi sesuatu klasifikasi contohnya Fungsi PENTADBIRAN. Fungsi ini digunakan sebagai rujukan dimana sesuatu fail yang dibina adalah berdasarkan kepada Fungsi atau Aktiviti yang dijalankan.
2. Tulisan berwarna biru (Aktiviti) – Peringkat Aktiviti adalah peringkat yang menyokong sesuatu Fungsi dan digunakan sebagai rujukan bagi mewujudkan fail dalam skop yang lebih kecil. Misalnya, di bawah Fungsi PENTADBIRAN, akan ada Aktiviti PENGURUSAN MESYUARAT.
3. Tulisan berwarna hijau (Sub-aktiviti) – Peringkat sub-aktiviti adalah peringkat yang menyokong kepada sesuatu Aktiviti dan digunakan sebagai rujukan bagi membina fail yang lebih terperinci. Sebagai contoh, di bawah Fungsi PENTADBIRAN, terdapat Aktiviti PENGURUSAN MESYUARAT dan mempunyai sub-aktiviti MESYUARAT DALAM JABATAN.
4. Tulisan berwarna hitam (Transaksi/Fail) – Ini adalah peringkat fail. Apabila terwujudnya surat/dokumen yang perlu dimasukkan ke dalam fail, maka barulah fail tersebut dibuka. Proses ini adalah bagi memastikan tiada fail kosong yang dibuka. Seperti di bawah Fungsi PENTADBIRAN, akan ada Aktiviti PENGURUSAN MESYUARAT dan terdapat sub-aktiviti MESYUARAT DALAM JABATAN, fail MESYUARAT PENGURUSAN JPN.

Contoh:

100 PENTADBIRAN

100-1 PENGURUSAN MESYUARAT

100-1/1 MESYUARAT DALAM JABATAN

100-1/1/1 MESYUARAT PENGURUSAN JPN

Tujuan Penubuhan Sistem Fail 

• Sistem fail ini adalah bertujuan untuk membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran dengan lebih teratur, cekap dan berkesan.
• Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa bersesuaian dan dapat dijadikan sebagai panduan kepada agensi awam.
• Membina rekod sistem pengurusan yang lebih sistematik dan efektif.
• Membantu pegawai yang terlibat dengan pengurusan fail dan surat dalam tugasan kerja mereka.
• Memperoleh pengiktirafan kerajaan dalam Anugerak MS ISO.

Manual yang disediakan di atas adalah bertujuan untuk memberikan penerangan kepada semua sekolah tentang langkah-langkah menggunakan template klasifikasi fail berdasarkan fungsinya dan juga aktivitinya.

Tanggungjawab Ketua Jabatan

1. Menyediakan Manual Klasifikasi Fail yang mempunyai kaedah dan penerangan tentang Klasifikasi Fail.
2. Memastikan klasifikasi fail digunakan secara menyeluruh di setiap sekolah di Malaysia.
3. Memastikan semua fail sedia ada ditutup dan tiada sebarang transaksi keluar dan masuk kecuali atas dasar dipinjam bagi tujuan rujukan sahaja

Sebarang pertanyaan berhubung perkara ini boleh dirujuk kepada pegawai di Cawangan Pengurusan Rekod, Bahagian Khidmat Pengurusan.

Sebelum ini, kami juga ada berkongsi berkenaan dengan bahan-bahan yang menjadi perkara asas kepada para guru seperti Fail Meja Guru Kelas,Fail Meja Tugas Kerja Guru Mata Pelajaran dan sebagainya di laman rasmi Sistem Guru Online.