Bagi membantu melancarkan urusan rasmi, admin konsikan cara buat surat rasmi sebagai panduan dan perhatian mengelak daripada kesilapan yang menyebabkan sesuatu urusan tergendala. Oleh itu, mari kita perhatikan apa kegunaan surat rasmi dan cara buat berdasarkan kepada contoh.
Pastikan anda dapatkan template surat rasmi yang kami sediakan buat anda yang sedang cari cara buat surat rasmi.
Cara buat Surat Rasmi
Maksud Surat Rasmi
Maksud surat rasmi ialah surat yang dibuat bagi tujuan urusan-urusan rasmi.
Urusan rasmi merujuk kepada perkara yang berhubung dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi pendidikan, institusi, syarikat swasta dan individu.
Penulis terdiri sama ada individu perseorangan atau pihak atas nama jabatan, institusi, bahkan syarikat.
Tujuan
Surat rasmi ditulis bagi tujuan-tujuan berikut:
- Salah satu dokumen atau bahan rujukan dalam sesuatu Urusan.
- Sebagai medium yang bertulis formal antara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan, agensi kerajaan dengan agensi swasta, agensi swasta dengan agensi swasta, agensi kerajaan atau agensi swasta dengan orang ramai atau orang ramai dengan agensi kerajaan atau agensi swasta.
- Salah satu medium yang menggambarkan pendirian, atau sikap sesuatu agensi terhadap orang ramai.
- Medium untuk mengutarakan cadangan, sokongan, jemputan, dan lain-lain lagi kepada organisasi rasmi.
Pastikan anda tidak terlepas bahan nota dan latihan yang kami kongsikan secara percuma bagi sekolah rendah dengan mengikuti kami di saluran berikut:
Jenis Surat Rasmi
Surat rasmi mengandungi beberapa jenis iaitu:
- Surat Cadangan
- Surat Perakuan
- Surat Arahan
- Surat Iringan
- Surat Sokongan
- Surat Perjanjian
- Surat Permohonan
- Surat Bantahan
- Surat Jemputan
Format Penulisan Surat Kiriman Rasmi
lanya adalah bersifat formal dan ditulis untuk kepentingan umum. Ianya mempunyai format yang berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi. Untuk menghasilkan surat yang betul, anda perlu mematuhi format penulisan surat seperti berikut:-
- i) Alamat, Tarikh Dan Perkara
- Alamat pengirim: Letakkan di sudut kiri surat
- Garisan melintang Selepas alamat pengirim
- Alamat penerima Gariskan baris akhir alamat (negeri penerima)
- Tarikh Diletakkan di sebelah kanan surat iaitu sebaris dengan baris akhir alamat penerima
- Panggilan hormat / gelaran penerima Perlu diletak tanda koma dihujungnya.
- Tajuk atau Perkara Gariskan dan gunakan huruf besar pada setiap perkataan tanpa noktah di hujungnya.
- ii) Isi Surat
- Perenggan pertama: Ditulis dari tepi surat dan tidak bernombor
- Para Perenggan kedua dan seterusnya Diletakkan nombor (contoh 2)
- Perenggan penutup Ditulis dari tepi surat dan tidak bernombor
- Menakluki mana-manc rupa bumi dengan mudah
- Pengakuan dan tanda tangan pengirim Diletakkan di sudut kin bawah surat (selang satu bars)
- Nama pengirim Gunakan huruf besar iaitu dalam kurungan
- Jawatan pengirim – selepas nama pengirim
- iii) Penulisan surat rasmi hendaklah menggunakan ketetapan seperti yang berikut:
- Font: Arial
- Saiz Font: 12
- Jarak antara barisan: 1.5 Spacing
- Kedudukan teks: Justified
Contoh Surat Rasmi Ringkas
Tahukah anda, melalui penulisan atau karangan yang ringkas lebih mudah untuk difahami berbanding dengan penulisan surat rasmi yang panjang. Anda hanya perlu pastikan penerima surat anda mudah faham dan juga dapat mentafsirkan mesej yang anda nak sampaikan. Orang cakap biar ringkas tapi padat dan berkesan. Jika berurusan dengan pihak yang kebiasaannya sibuk atau tiada masa untuk melayan benda seperti ini jadi anda kena pastikan surat rasmi anda seringkas mungkin tapi berkesan.
Di bawah ini kami kongsikan beberapa contoh surat rasmi ringkas yang anda boleh ikuti sebagai panduan kepada anda. Antaranya adalah contoh surat rasmi tidak hadir ke sekolah, contoh surat rasmi berhenti kerja dalam masa 24 jam, contoh surat rasmi perletakan jawatan dan contoh surat rasmi permohonan menyewa dewan orang ramai.
Dengan harapan surat tersebut dapat menyelesaikan urusan anda dengan pihak berwajib untuk urusan yang rasmi.
Tidak Hadir Ke Sekolah
Di bawah ini kami kongsikan kepada anda contoh Surat Rasmi Tidak Hadir Ke Sekolah. Penerangan Langkah Format dari 1 hingga 12 boleh lihat di panduan di atas.
Berhenti Kerja Dalam Tempoh 24 Jam
Kepada anda yang mencari contoh surat rasmi ringkas berhenti kerja anda boleh rujuk di gambar di bawah ini. Semoga anda berjaya di tempat kerja yang baru dan jika anda bermula meniaga diharap semoga perniagaan anda akan berjaya satu masa kelak.
Ini adalah contoh surat rasmi ringkas berhenti kerja 24 Jam Notis.
Contoh Surat Rasmi Perletakan Jawatan
Ini adalah contoh surat rasmi ringkas perletakan jawatan.
Contoh Permohonan Sewa Dewan
Ini adalah contoh surat rasmi ringkas permohonan sewa dewan.
Anda boleh dapatkan template surat rasmi dengan mengklik pautan berikut:
Tips Menulis Surat Rasmi
Di bawah adalah beberapa tips yang berguna kepada semua bagi menulis :
- Menggunakan bahasa baku bagi memastikan isi surat kekal formal.
- Gaya bahasa hendaklah ringkas agar mesej yang disampaikan jelas. Penggunaan bahasa kiasan adalah tidak digalakkan.
- Elak daripada menggunakan singkatan perkataan dalam penulisan surat. Sekiranya hendak menggunakan singkatan sila tafsirkan singkatan tersebut pada bahagian awal surat.
- Sila pastikan menggunakan kata panggilan hormat yang betul untuk penerima seperti Yang Berhormat, Yang Berbahagia, Datuk, Datin, Tuan, Puan dan sebagainya.
- Buat semakan terhadap tulisan surat anda sebelum menghantarnya kepada penerima bagi mengelakkan kesalahan ejaan atau tatabahasa.
- Pastikan anda meletak nombor pada setiap perenggan kecuali perenggan pertama dan terakhir. Mulakan nombor perenggan kedua dengan nombor 2.
Sekian sahaja perkongsian berkaitan car buat surat rasmi. Diharapkan ia dapat membantu dan memberi manfaat kepada semua.
