Perkongsian kali ini, kami bawakan contoh minit mesyuarat sebagai rujukan dan bantuan melancarkan lagi urusan pentadbiran atau program yang hendak dijalankan. Ia merupakan catatan yang dibuat semasa mesyuarat bagi tindakan susulan menjayakan dan menyelesaikan sesuatu perkara.
Bagi anda yang buat pertama kali membuat minit mesyuarat, admin yakin perkongsian kali ini untuk anda selesaikan tugas membuat minit mesyuarat yang berkualiti.
Minit Mesyuarat
Apakah maksud Minit Mesyuarat?
Daripada kamus dewan edisi keempat minit bermaksud catatan tentang apa yang telah diperkatakan iaitu yang dibincangkan atau dipersetujui dlm mesyuarat, perundingan dan banyak lagi.
Manakala Minit Mesyuarat dari segi istilah ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai agenda dan tujuan sesuatu mesyuarat atau perbincangan, merekodkan keputusan yang dicapai dalam mesyuarat atau perbincangan tersebut. Ia berfungsi sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan juga pelaporan untuk dibincangkan pada masa akan datang.
Ciri Minit Mesyuarat Berkualiti
- Mengikut format yang betul.
- Menggunakan laras bahasa rasmi.
- Bebas daripada kesalahan teknikal dan bahasa.
- Ringkas, padat dan mudah difahami.
Jenis Minit Mesyuarat
Terdapat beberapa jenis minit mesyuarat bergantung kepada perbincangan yang dijalankan. Antara jenis mesyuarat adalah seperti berikut:
- Mesyuarat Agung
- Mesyuarat Ahli Jawatan Kuasa (AJK)
- Mesyuarat Khas
Tanggungjawab Urus Setia
Urus setia merupakan pihak yang bertanggungjawab menjayakan mesyuarat sebelum ia berlangsung. Terdapat 3 peringkat untuk menjalankan mesyuarat berkualiti iaitu:
| Peringkat | Tindakan |
|---|---|
| Tindakan Pramesyuarat | 1.Tarikh, masa dan tempat 2. Menempah bilik mesyuarat 3. Agenda mesyuarat (dipersetujui oleh pengerusi) 4. Mewujudkan ‘Mesyuarat’ dalam sistem MyMesyuarat 5. Menentukan kertas kerja yang akan dibentangkan 6. Menghantar surat/e-mel undangan 7. Menentukan senarai kehadiran 8. Mengadakan perbincangan pramesyuarat |
| Tindakan semasa mesyuarat | 1. Menyemak kehadiran ahli SEBELUM mesyuarat berlangsung 2. Mencatat minit mesyuarat SEMASA MESYUARAT 3. Mengemas kini kehadiran |
| Tindakan pasca mesyuarat | 1. Menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi (tiga hari bekerja) 2. Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas selewat lewatnya tujuh hari bekerja. |
Format Contoh Minit Mesyuarat
Penulisan minit mesyuarat pada dasarnya bergantung pada institusi dan jabatan masing-masing, bahkan berbeza mengikut kehendak organisasi, pertubuhan atau persatuan itu sendiri. Minit mesyuarat perlu mematuhi format yang digariskan oleh pekeliling kemajuan perkhidmatan awan bagi memudahkan segala urusan.
format minit mesyuarat mempunyai 2 kaedah, iaitu:
- MInit Mesyuarat bentuk lajur
- MInit Mesyuarat tanpa lajur
Untuk tidak terlepas mana-mana bahan nota dan latihan sekolah rendah, mari ikuti kami di saluran berikut:
Format Teknikal Minit Mesyuarat
- Jenis Font – Arial
- Saiz Font – 12 hingga 14
- Jarak antara barisan – Langkau sebaris (Single Spacing) sehingga 1.15
- Kedudukan teks – Seimbang rata kanan dan kiri (justified).
Struktur Minit Mesyuarat
Perhatikan jadual di bawah untuk panduan penulisan contoh minit mesyuarat.
| Perkara | Pengisian |
|---|---|
| 1. MAKLUMAT MESYUARAT | 1.1 Nama dan bilangan mesyuarat, tarikh, masa dan tempat. |
| 2. SENARAI KEHADIRAN | 2.1 Ditulis mengikut kekananan. 2.2 Didahului oleh jawatan pegawai. 2.3 Diikuti nama penuh pegawai. 2.4 Bezakan HADIR,HADIR BERSAMA, TIDAK HADIR, TURUT HADIR, dan URUS SETIA. |
| 3. PERUTUSAN PENGERUSI | 3.1 Mengandungi catatan tentang perkara penting yang telah dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat. 3.2 Biasanya terdiri daripada: a) Kata Alu-Aluan b) Ucapan Tahniah/ Takziah c) Berita Semasa d) Makluman lain e) Ulasan ahli mesyuarat (beserta tindakan) |
| 4. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT | 4.1 Mengesahkan minit mesyuarat lepas. 4.2 Boleh diabaikan sekiranya ‘oneoff meeting’. 4.3 Frasa yang biasa digunakan: Contohnya: Minit Mesyuarat Pengurusan Tertinggi INTAN (MPTI) Bilangan 4 Tahun 2022 pada 18 April 2022 disahkan. Minit Mesyuarat Pengurusan Jabatan Farmasi HSNZ Bilangan 1 Tahun 2023 pada 13 Februari 2023 disahkan dengan pindaan seperti berikut: |
| 5. HAL-HAL BERBANGKIT | 5.1 Kandungan utama minit mesyuarat. 5.2 Mengikut turutan agenda secara penulisan (walaupun bukan secara lisannya). 5.3 Frasa yang biasa digunakan ialah – mengusulkan, membahaskan, dibahaskan – mencadangkan, membincangkan, dibincangkan – mengesyorkan, disyorkan. Contohnya: Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang telah dikemukakan. |
| 6. PEMBENTANGAN KERTAS CADANGAN/KERJA UNTUK KEPUTUSAN | 6.1 Bagi mesyuarat tertentu sahaja. 6.2 Maklumat yang perlu direkodkan: |
| 7. PEMBENTANGAN KERTAS MAKLUMAN | 7.1 Bagi mesyuarat tertentu sahaja. 7.2 Maklumat yang perlu direkodkan: a) tajuk kertas makluman b) pihak yang menyediakan kertas makluman |
| 8. HAL-HAL LAIN | 8.1 Bahagian ini merekodkan perkara di luar agenda mesyuarat. 8.2 Catatkan tindakan sekiranya perlu. |
| 9. PENUTUP | 9.1 Ruang ini merekodkan perkara yang berikut: a) Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan. b) Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. |
Admin pasti ramai yang mencari template contoh minit mesyuarat, mari dapatkan dengan menekan butang pautan di bawah:
Sistem Penomboran
Pastikan anda tidak membuat melebihi lima sub perkara, contoh seperti berikut:
III. HAL-HAL BERBANGKIT
1.Seminar Penerbitan
1.1. Tarikh seminar
1.2. Cadangan tempat
(a) Bilik Mesyuarat
(b) Bilik Bincang
i. Mawar
ii. Melor
iii. Seroja
Formaliti Penulisan Minit Mesyuarat
Penulisan minit mesyuarat mempunyai gaya bahasa tersendiri untuk menunjukkan situasi dan keputusan yang dibuat. sila ikut panduan penulisan berikut:
Panduan Penulisan Pertama
Ayat yang digunakan perlu menggambarkan
“Keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat dan bukannya pendapat individu.”
- Mesyuarat bersetuju
- Mesyuarat mengambil maklum
- Mesyuarat memutuskan
- Mesyuarat mengarahkan
Panduan Penulisan Kedua
Gunakan perkataan yang jelas untuk menunjukkan ketetapan/keputusan mesyuarat.
- Bersetuju atau menolak
- Meluluskan atau tidak meluluskan
- Memperakukan atau tidak memperakukan
Panduan Penulisan Ketiga
Ayat (bahasa) yang digunakan di dalam minit mesyuarat ialah ayat berlapis iaitu satu ayat terdiri daripada ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti bahawa, agar, yang dan supaya.
- Mesyuarat bersetuju bahawa semua
- peserta yang menghadiri bengkel penulisan
- cerpen ini diberi sijil penyertaan.
Rujukan daripada: Penulisan Minit Mesyuarat Berkualiti
Disediakan oleh: Dr. Mohd Haz Hairul bin Amran
Kesimpulannya, semoga perkongsian kali ini memberi manfaat kepada anda dan dapat menyelesaikan minit mesyuarat lebih berkualiti berdasarkan contoh minit mesyuarat yang kami sediakan.
